Todo or not todo ?

Vous les connaissez sûrement. Peut-être même les utilisez-vous au quotidien ?

Les listes de tâches, en anglais todo lists, représentent un outil indispensable pour des journées productives.

Pourtant, si nous en raffolons, nous les haïssons aussi ! D’un côté nous adorons rayer les tâches effectuées. D’un autre, nous ressentons une frustration terrible lorsqu’il en reste autant, voire plus, que nous n’avons pas accomplies en fin de journée.

Alors bonne ou mauvaise idée ? Dans cet article je vous propose de nous arrêter sur les avantages et les inconvénients des listes de choses à faire. Puis vous verrez comment maximiser votre emploi des listes.

Les supers bénéfices des listes de choses à faire

Libérez votre esprit

Il est 2h du matin, vous vous levez pour vous rendre aux toilettes. Puis, vous retournez vous blottir sous votre couette. Quand, une pensée surgit de manière inattendue dans votre esprit ! Il faut absolument que vous pensiez à cela demain matin avant votre réunion… Sauf que vous ne voyez plus que ça. Dans votre tête, cette tâche à faire occupe tout l’espace et vous empêche de vous rendormir.

Ce genre de situation vous semble familier ?

« Toutes les choses que nous avons en plan nous préoccupent en permanence : ce sont elles qui nous prennent le plus de temps et d’énergie. »

Kerry Gleeson

Comme l’indique David Allen dans son livre S’organiser pour réussir, tant que nos actions à faire ne sont pas stockées dans un système que l’on sait avec certitude qu’il nous les rappellera à temps, notre cerveau continuera de les ressasser en continu.

Ainsi, écrire sur une liste vos tâches à réaliser vous permettra de décharger votre cerveau de ces pensées qui volent son énergie et nuisent à une bonne concentration. Vous n’en serez que moins stressé.

Retenez (enfin) toutes vos tâches

Reprenons notre situation précédente : il est 2h du matin et une chose à faire vient d’apparaître à votre esprit. Vous ne disposez pas d’un papier et d’un crayon à portée de main et rechignez à vous lever maintenant pour la noter. Alors vous la répétez plusieurs fois dans votre tête, et vous vous rendormez…

Au petit matin vous vous réveillez en forme. Soudain, vous vous souvenez que vous deviez réaliser quelque chose. Mais, quoi ?

Alors d’accord, prendre pour exemple un moment où vous n’êtes pas au maximum de vos capacités ne paraît pas tout à fait juste. Mais, pourriez-vous affirmer qu’à chaque fois qu’une action à faire se présente à vous, même en pleine journée, vous êtes à même de vous en souvenir le moment venu ? Si votre mémoire s’avère hors du commun, il y a quand même fort à parier que certaines pensées vous échappent de temps à autre, non ? Ainsi, outre le fait encore une fois que noter vous libérera l’esprit, cela vous permettra aussi de retenir TOUT.

Gérez vos priorités

  • Acheter le pain,
  • Préparer devis client,
  • Appeler le plombier pour réparer la fuite d’eau dans la salle de bain,
  • Amener le chien chez le toiletteur,
  • Souhaiter un bon anniversaire à papa…

Voilà un exemple de quelques tâches qui pourraient figurer sur votre liste de choses à faire. En les regardant une par une, est-ce que vous n’arrivez pas d’ores et déjà à déterminer un ordre de priorité ?

Peut-être qu’appeler le plombier devrait passer en premier, non ? Il est fort probable que cela ne fasse pas partie de vos objectifs de vie, mais suivant le niveau d’eau dans votre salle de bain, l’urgence de la situation peut transformer cette tâche en une priorité absolue. Idem appeler votre père pour lui souhaiter son anniversaire ne s’avère sans doute pas une tâche de la plus haute importance, mais en l’occurrence, si vous ne le faites pas aujourd’hui, il sera trop tard…

Vous devez en convenir, il est nettement plus aisé d’identifier les tâches les plus importantes en partant d’une liste claire, non ? Surtout que sans elle, vous auriez aussi bien pu oublier l’anniversaire de votre papa, ou entamer un travail arrivé en cours de journée alors qu’il pouvait attendre le lendemain et ne répondait en rien à vos objectifs.

Passez à l’action vraiment

« Je le ferai plus tard ». Vous l’avez déjà dit, avouez ! Et est-ce que vous le faites réellement après ?

Si vous vous contentez de parler au conditionnel, vous ne réaliserez jamais rien. Pour qu’un travail soit exécuté, soit vous l’accomplissez de suite, soit vous le notez sur votre liste pour plus tard.

L’acte d’écrire noir sur blanc vos tâches à effectuer, représente une première étape vers l’action suivante. Vous ne demeurez plus passif, mais vous montrez que vous êtes acteur de votre vie. Et puis, est-ce que ça ne fait pas du bien au moral quand on raye une bonne fois pour toute une tâche de sa liste ?

Réalisez vos objectifs avec une facilité déconcertante

Un objectif correspond à une fin que l’on désire atteindre. Mais, elle s’avère souvent un peu floue et surtout terriblement lointaine ! Dans ce cas, il est indispensable de la découper en une multitude d’actions. Vous les réaliserez chaque jour jusqu’à toucher enfin au but. Par exemple, si votre objectif est d’obtenir votre permis de conduire, vous pourriez détailler en sous-objectifs :

  • Obtenir mon code de la route,
  • Réussir l’examen de conduite.

De la même façon, pour obtenir votre code, vous pourriez détailler :

  • Lire le manuel du code de la route,
  • Aller tous les soirs à l’auto-école pour vous entraîner,
  • Etc.

Détendez-vous !

Nous l’avons vu, le fait de ne compter que sur votre cerveau pour retenir les choses, génère un surcroît d’activité qui pompe votre énergie et vous met dans une situation de stress constant. Or, d’après une étude [1], le simple fait de noter les tâches que vous n’avez pas encore eu l’occasion d’accomplir, peut vous libérer de cette anxiété énergivore.

En plus de cet aspect, maintenir à jour une liste de tâches vous permettra de mieux appréhender le travail à réaliser, et de suivre avec précision son avancement. Avoir un chemin clair et défini vers vos objectifs contribuera à diminuer votre stress.

Accompagnez votre agenda

Ça y est, vous avez rempli votre liste de choses à faire ? Bravo ! Mais pour être réellement efficace il va falloir l’associer à un second outil de gestion du temps : votre agenda. En effet, même si vous arrivez plus ou moins à déterminer les tâches prioritaires des autres, cela ne sert à rien si vous ne les insérez pas dans un planning.

Tandis que votre liste vous renseigne sur ce que vous devez faire, votre agenda va vous indiquer quand le faire et de combien de temps vous disposez pour cela. Il s’agit donc de deux outils indissociables. Combinés, vous organiserez vos journées sans la moindre difficulté.

Accomplissez-vous

Alors, ça fait quoi de rayer cette tâche de votre liste ? Eh oui, nous en avons parlé, faire une liste de choses à faire vous aide à passer à l’action. Et le simple fait de dire « ça, c’est fait ! » vous procurera un sentiment d’accomplissement. Vous progressez dans votre travail. Et quoi de mieux en terme de motivation que de voir ses projets avancer ?

Les limites des listes de choses à faire

Utiliser le mauvais support

« Mais où a bien pu passer cette liste ? » Encore une phrase qui sonne à votre oreille comme une mauvaise ritournelle, n’est-ce pas ? Vous aviez pourtant pris du temps pour la construire et la voilà disparue.

Mais, est-ce que le problème ne viendrait pas du support sur lequel vous avez couché vos points ? Une feuille volante (voire un post-it !) n’apparaît pas comme le meilleur outil pour une liste de choses à faire. En effet, elles ont la désagréable habitude de se glisser n’importe où et de finir abandonnées dans un coin.

Alors oubliez les !

Si vous êtes un fervent défenseur du papier et du crayon, pourquoi ne pas opter pour un cahier sur lequel vous écririez ? Sinon, il existe un nombre incalculable d’applications qui vous permettent d’emmener partout où vous allez votre liste. Un avantage qui vous permet d’ajouter sans attendre chaque nouvelle action. Sans oublier que vous pouvez modifier à l’infini votre liste sans ratures. Pensez-y !

Multiplier les listes

Une pour la cuisine, une pour le jardin, une pour le travail dont une pour le projet X et une autre pour le projet Y, une pour mes objectifs personnels, etc.

Une erreur courante est de posséder trop de listes de choses à faire. Si cela permet de compartimenter les projets, cela a aussi pour inconvénient de multiplier les sources d’information. On ne sait plus où ont été inscrites les tâches, et cela complexifie le système. Si vous ne parvenez pas à maintenir à jour vos listes, vous risquez de lâcher rapidement l’affaire. Alors mieux vaut faire simple et se limiter à quelques listes.

Rester vague

Pour accomplir vos tâches, veillez à ce qu’elles soient le plus clair possible.

Par exemple, si vous avez décidé cette année d’écrire un livre, soyez moins nébuleux. S’agira-t-il d’une nouvelle ou d’une œuvre majeure en dix tomes ? À quel public sera-t-il destiné ? Plutôt jeunes lecteurs, jeunes adultes, etc. ? Quel en sera le style ? Polar, science-fiction, fantastique… ?

N’hésitez pas à définir de façon rigoureuse chaque point clef de votre projet. Vous pouvez d’ailleurs le scinder en sous-objectifs distincts qui vous donneront encore davantage l’impression de progresser au fur et à mesure que vous les rayerez de votre liste de choses à faire.

Le mieux lorsque vous vous fixez un objectif est d’en faire un objectif « SMART ». Cet acronyme est utilisé pour parler des attributs qu’un objectif devrait posséder pour avoir le plus de chance de réussite. Un objectif SMART est un objectif Spécifique (clair), Mesurable (en qualité et quantité), Atteignable (réaliste), Relevant (pertinent), Temporel (il a donc une date butoir).

Plus votre cible sera claire et plus vous aurez de facilités à déterminer les actions qui vous permettront de l’atteindre.

Ignorer les actions à faire

Cette erreur revient de façon régulière dans les listes et est à relier au point précédent : vous ne voyez pas ce qu’il faut faire.

Certes, au moment où vous avez écrit « voiture » dans votre liste la suite vous paraissait évidente. Mais, après quelques heures, voire jours, ce seul mot vous permet-il vraiment d’agir ? Votre voiture doit-elle être amenée chez le garagiste ? Pour quoi ? Quand ?

En plus, si vos tâches sont trop grosses et que vous ne savez pas exactement par où commencer, vous risquez de les laisser courir.

Ainsi, pour faciliter la compréhension et vous pousser à l’action, soyez précis. Utilisez des verbes d’action. Par exemple « appeler le garagiste pour prendre un rendez-vous » ou « amener la voiture au lavage ». Plus vous serez rigoureux dans la définition de vos tâches, moins vous perdrez de temps et d’énergie pour les réaliser. En plus, vous limiterez la procrastination.

Surcharger sa liste

Alors oui, nous avons vu plus tôt qu’un des avantages de la liste de choses à faire était qu’elle nous permettait de ne rien oublier.

Mais attention, veillez tout de même à ne pas surcharger votre liste. Une liste qui comporte trop de points devient inutilisable et inutile puisque vous finissez par ne plus la regarder tant elle s’avère illisible.

Trouvez-vous pertinent d’inscrire votre leçon hebdomadaire de guitare ? À moins qu’elle ne soit ponctuelle, cela ne semble pas utile. Ou encore, si vous avez prévu d’envoyer une carte pour la nouvelle année à tous vos oncles et tantes, il n’est peut-être pas nécessaire de faire une ligne par personne. Un unique « envoyer cartes de vœux » devrait suffire.

Oublier les priorités

La todo list ressemble la plupart du temps à une vulgaire liste de courses. Elle aplatit tout, c’est-à-dire que visuellement parlant, une tâche présentera la même importance qu’une autre. Donc vous verrez « aller chercher le pain » à un niveau équivalent à « payer la facture d’électricité ». Or, en plus des tâches à forte valeur ajoutée pour vous, elles correspondent toutes à un degré d’urgence et/ou d’importance différent.

L’un des pièges de la todo list réside donc dans le fait qu’elle nous invite à réaliser d’abord les petites tâches, souvent sans impact et beaucoup plus rapides à effectuer, que celles à plus fort enjeux qui demandent réflexion. OK, vous y gagnez le plaisir de rayer dès le début de la journée les premières lignes de votre todo list. Mais, vous augmenterez votre frustration à la fin de la journée lorsque vous constaterez que l’essentiel n’est pas fait.

Ne pas prendre en compte le temps d’exécution

Un autre inconvénient majeur de la plupart des todo lists est de ne pas indiquer la durée des tâches. Vous risquez alors de vous retrouver avec une longue liste de choses à faire, qui prendront chacune entre 5 minutes et 3 heures. Notre cerveau, de ce fait inconscient de la charge de travail et tout occupé à dresser une liste exhaustive, aura tendance à ajouter autant de lignes que possible. Anxiogène et décourageant.

Comment gérer vos listes de tâches pour en retirer tous les bénéfices ?

Notez toutes vos tâches au même endroit

Regrouper vos tâches au même endroit c’est l’assurance de ne pas perdre de temps. Même si vous tenez plusieurs listes, conservez-les ensemble pour plus de facilité. Encore une fois, attention aux feuilles volantes. Préférez les supports plus rigides ou une application pour votre ordinateur ou téléphone.

Gardez votre liste toujours à portée de main

Le meilleur moyen de ne rien oublier est encore de l’écrire. Arrangez-vous pour toujours avoir sur vous de quoi noter vos tâches.

Soyez SMART dans votre écriture

À chaque fois que vous rajoutez une tâche à votre liste, précisez chaque élément. Le but est de vous faciliter la vie lorsque vous passerez à l’action. Alors pensez-y dès le début.

Planifiez en partant de votre liste

Nous l’avons vu, votre agenda est indissociable de votre liste. Une fois vos rendez-vous fixes positionnés dans votre planning, partez de votre liste de choses à faire pour remplir votre agenda. Tenez compte de la durée de vos tâches et de vos rythmes de travail pour bien installer chaque élément au bon endroit.

Ne surchargez pas votre agenda

Attention, même s’il s’avère toujours tentant de remplir le moindre « trou » dans votre agenda, veillez à conserver des plages vides. En effet il peut arriver que vous sous-estimiez le temps nécessaire à l’accomplissement d’une tâche. Ou un imprévu peut arriver et retarder votre travail. Sans compter qu’un coup de mou est toujours envisageable. Alors prévoyez 2-3 grosses tâches par jour, puis greffez-y des tâches plus courtes et secondaires. Et n’oubliez pas de faire des pauses.

Revoir votre liste à intervalles réguliers

Une bonne liste est une liste à jour ! Il n’est sans doute pas nécessaire d’aller rayer vos tâches à peine celles-ci exécutées, mais pensez à le faire à intervalles réguliers. Personnellement, je prends du temps en fin de semaine pour planifier à partir de ma liste, la semaine suivante. Puis chaque soir, je revois les actions réalisées et celles qui restent à faire pour ajuster si besoin mon agenda.

Supprimer les tâches

Vous l’avez sans doute remarqué, la priorité des tâches peut varier selon le temps. Certaines tâches peuvent même devenir inutiles à réaliser, car il y a eu un changement. N’hésitez surtout pas à supprimer toutes celles qui ne présentent plus d’intérêt. Il vaut mieux épurer sa todo list plutôt que de l’encombrer. Et puis cela procure toujours un bien fou de rayer !

Conclusion

Vous l’avez vu les listes de tâches ou todo lists représentent un outil très pratique pour ne rien oublier de nos actions à accomplir tout en nous libérant l’esprit. Couplées à notre agenda, elles nous aident en plus à planifier au mieux nos journées.

Néanmoins, si elles ne sont pas réalisées de la bonne manière, elles peuvent se révéler inefficaces.

Alors prenez en compte les conseils présents dans cet article et rédigez votre première liste de tâches.

Sources :

  • [1] Masicampo, E. J., & Baumeister, R. F. (2011, June 20). Consider It Done! Plan Making Can Eliminate the Cognitive Effects of Unfulfilled Goals. Journal of Personality and Social Psychology.

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