17 astuces enfantines pour gagner du temps

17 astuces pour gagner du temps

Vous avez le même nombre d’heures par jour qu’Elon Musk.

Voilà une accroche qui motive, non ? Car s’il peut vous faire payer en ligne, construire des voitures électriques et envoyer des fusées dans l’espace, pourquoi ne pourriez-vous pas atteindre aussi vos objectifs vous ?

Bon d’accord. S’il est vrai que même les personnes les plus riches au monde ne disposent, comme nous, que de 24 heures par jour, il est évident qu’elles en gagnent par le simple fait qu’elles possèdent un compte en banque avec plus de chiffres que votre numéro de sécurité sociale. Car, pensez-vous réellement qu’Elon Musk perd son temps à faire sa lessive ou attendre le bus pour aller à son bureau ? Bien sûr que non !

Mais, même sans disposer d’une équipe complète de professionnels qui travaillent pour vous, il existe des moyens de gagner du temps.

Dans cet article je vais vous donner 17 astuces qui vont vous aider à utiliser votre ressource la plus précieuse, pour ce qui compte vraiment pour vous.

1. Faites le point

Avant de parler de réelles astuces, la 1ère chose à faire, est de savoir ce pour quoi vous dépensez votre temps. Pour cela il n’y a pas de secret, vous devez TOUT noter. Vous pouvez le faire de façon simple avec un papier et un crayon. Pensez à inscrire en face de chaque tâche le temps que vous lui avez consacré. Vous pouvez également recourir à une application de suivi. Utiliser une application vous permettra d’organiser et analyser vos données plus aisément.

Demandez-vous si vous devez passer plus/moins de temps sur telle tâche ? Pouvez-vous organiser votre agenda de manière plus efficace ? Quels changements pouvez-vous opérer qui collent à vos rythmes personnels ?

2. Développez vos compétences en gestion du temps

Quoi que vous fassiez, être bon en gestion du temps s’avère essentiel. Cela vous aidera à faire plus en moins de temps, atteindre vos objectifs, et être moins stressé.

Vous devez apprendre à définir vos objectifs de façon claire, prioriser, vous concentrer, planifier efficacement, et organiser votre temps.

Pour gagner du temps, inutile de vous préciser que vous allez devoir enfin venir à bout de votre procrastination.

Essayez de commencer à travailler sur une tâche dès que possible. Il est plus facile de bosser un peu chaque jour sur quelque chose que d’attendre la dernière minute. Cela ne peut que vous stresser.

3. Exécutez une « grosse » tâche avant le déjeuner

Votre niveau de concentration ne demeure pas identique tout au long de la journée. En règle générale, vous serez mieux disposé le matin quand votre esprit se trouve encore frais et disponible, et bien reposé. Vous devriez alors profiter de cette période pour travailler sur votre tâche la plus ardue de la journée : vous aurez moins de mal à vous concentrer et cela prendra moins de temps pour en venir à bout. En plus, réaliser ce travail dès les 1ères heures de votre temps de travail, vous donnera un sentiment d’accomplissement bénéfique et vous motivera. Votre productivité n’en sera que meilleure pour le reste du jour.

4. Déterminez quand vous êtes le plus productif

Certaines personnes préfèrent se lever tôt et s’avèrent plus productives le matin. D’autres fonctionnent mieux la nuit. Ainsi, déterminez si vous êtes plutôt un coq matinal ou un hibou noctambule. Mais, peut-être êtes-vous un oiseau qui aime se lever et se coucher à une heure raisonnable ?

Préparez votre emploi du temps en fonction de votre rythme naturel. Si vous êtes plutôt hibou, vous lever à 5h du matin vous rendra grognon, certainement pas plus productif. À l’inverse, si vous êtes plutôt du matin, vous n’accomplirez jamais rien tard dans la nuit.

Alors veillez à ce que votre agenda corresponde à votre rythme, et à toujours avoir votre quota d’heures de sommeil.

5. Profitez de la technologie

L’un des avantages à vivre au 21ème siècle réside dans le fait que l’on peut faire toutes sortes de choses grâce à Internet, notamment pour améliorer son confort de vie.

Profitez-en !

Payez vos factures en ligne plutôt que par chèque. Cela vous évitera un voyage à la poste, la queue interminable… Et si possible, faites-en sorte qu’elles soient prélevées de façon automatique. Vous vous libérerez ainsi l’esprit.

Vous pouvez également faire vos courses en ligne, faire du télétravail. Cela vous fait gagner du temps, et dans la situation actuelle, cela vous protège.

Il existe de nombreuses applications qui vous rendent la vie plus facile et vous aident à aller plus vite et être plus productif.

6. Faites d’une pierre deux coups

Vous l’avez sans doute remarqué, faire plusieurs choses en même temps est une mauvaise idée quand on veut accroître sa productivité. Vous serez toujours plus efficace si vous vous concentrez sur une seule tâche à la fois.

Pourtant, il est parfois possible d’associer plusieurs tâches lorsqu’elles n’utilisent pas la même zone de notre cerveau. Par exemple, vous pouvez tout à fait faire le ménage tout en écoutant un livre audio. Ou, vous pouvez aller vous balader avec un·e ami·e : vous faites de l’exercice tout en discutant et profitant du temps.

Si vous devez vous rendre à votre travail, utilisez ce trajet. Si vous habitez près, marchez ou faites du vélo. Si vous prenez le bus ou le train, vous pouvez lire les nouvelles ou un livre, écouter des émissions ou répondre à vos mails. Si vous êtes fatigué·e, écouter de la musique, vous relaxer ou méditer représentent aussi de bonnes pratiques.

Pensez à ce dont vous avez le plus besoin et essayez de le mettre en œuvre dans quelque chose que vous faites déjà.

7. Préparez-vous à l’avance

En vous préparant à l’avance vous réduisez votre stress. Voilà deux exemples :

Se préparer pour une réunion

Si vous avez programmé une réunion, assurez-vous que tout le monde connaît le sujet et arrive prêt. Faites en sorte que votre réunion soit concise et centrée le plus possible sur le sujet. Les longues réunions qui partent dans tous les sens représentent une perte de temps pour tout le monde. Si tout le monde vient préparé, vous pourrez aller droit au but et résoudre les problèmes en moins de temps.

(Si vous pouvez remplacer une réunion par un mail, ne vous en privez pas!)

Se préparer pour un cours

Si vous êtes étudiant·e mettez à profit vos heures de cours pour apprendre. Soyez actif dans votre apprentissage. En faisant cela, vous gagnerez de précieuses heures. Vous passerez moins de temps à réviser à la maison et juste avant un examen. En plus, vous saurez de suite si vous ne comprenez pas un point et pourrez poser vos questions sans attendre au professeur.

Donc, puisque vous devez assister au cours, tirez-en le meilleur parti. Ils prennent une part importante de votre journée, alors ne le gaspillez pas.

8. Apprenez à dire « non »

Dire oui à tout, tout le temps est le meilleur moyen de finir en burn-out. En plus, vous risquez de vous retrouver à faire un travail qui ne vous intéresse pas et qui ne vous apporte rien. Vous ne devriez « distribuer » votre temps qu’avec parcimonie. N’oubliez pas qu’il est limité alors utilisez-le à votre convenance au lieu de le dilapider pour les autres.

Bien entendu, vous ne pouvez pas toujours dire non, surtout au travail. Mais souvent, cela s’avère possible.

Si vous êtes comme moi, dire non vous fait vous sentir mal. Alors même que la tâche à faire ne vous enchante pas du tout. Je vous propose quelques clefs pour passer outre ce sentiment :

1. Soyez catégorique, mais poli et diplomate : donnez une bonne raison (pas une excuse) pour laquelle vous devez dire non.

Par exemple : « Merci d’avoir pensé à moi pour ça, mais je travaille déjà sur deux gros projets donc je n’ai malheureusement pas le temps pour un travail supplémentaire. Je ne veux pas compromettre la qualité de tout ce sur quoi je travaille ».

2. Vous n’avez pas besoin d’entrer dans trop de détails. Par exemple : “Désolé, je ne peux pas, ma sœur est en ville avec ses enfants et je ne les ai pas vus depuis des mois et honnêtement, je me sens si mal à ce sujet, surtout parce qu’ils habitent à seulement une heure et qu’il n’y a vraiment aucune excuse mais je tarde aussi toujours à faire réparer ma voiture et… », c’est trop.

« Merci de m’avoir invité, mais je ne peux pas – ma sœur et ses enfants sont en ville et je passe ce week-end avec eux » est juste assez.

3. Proposez une alternative ou une idée sur la façon de faire le travail d’une autre manière (sans vous impliquer). Cela peut être aussi simple que “Mon emploi du temps est chargé le jeudi, mais je suis libre le dimanche si cela fonctionne pour vous”.

4. Entraînez-vous – plus vous pratiquez, plus ce sera facile et meilleur vous deviendrez.

9. Moins de 2 minutes ? Faites-le !

Les petites tâches peuvent s’accumuler rapidement, surtout si nous avons tendance à tergiverser. Vous pouvez éviter cela en prenant l’habitude de faire les tâches immédiatement si elles prennent moins de 2 minutes.

Laver votre tasse à café ou votre assiette ne prend qu’une minute, à peine plus ; si vous attendez que votre évier soit surchargé de vaisselle sale, cela vous prendra beaucoup plus de temps (et cela gâchera votre humeur à chaque fois que vous les regarderez).

Au début, il est difficile de sortir de l’habitude de dire « Je le ferai en 10 minutes… Je sais que je l’ai dit il y a 10 minutes aussi, mais cette fois pour de vrai ».

Ce qui m’a aidé, c’est la règle des 5 secondes de Mel Robbins : quand vous avez l’instinct de faire quelque chose, réagissez en 5 secondes ou votre cerveau vous convaincra que vous le faites en 5 minutes… ou 10… ou 110.

Peut-être que vous ne ressentirez pas l’instinct de payer une facture, mais lorsque vous vous en souviendrez, faites-le tout de suite.

Oui, cela s’applique aussi pour sortir du lit. Ne répétez pas l’alarme. Selon les experts, appuyer à plusieurs reprises sur le bouton snooze peut entraîner des périodes prolongées d’inertie du sommeil (sensation d’étourdissement après le réveil). Cela perturbe également vos cycles de sommeil, ce qui est mauvais pour votre esprit et votre corps.

10. Préparez tout la veille

Les matinées peuvent être mouvementées. Pour éviter un stress supplémentaire et gagner un temps considérable, préparez tout la veille.

• Écrivez une liste de choses à faire pour que, lorsque vous vous réveillez, vous sachiez déjà ce que vous avez à faire.

• Préparez ce que vous allez porter la veille et repassez-le si nécessaire. Il n’y a rien de plus frustrant que d’être pressé et de réaliser que ce que vous vouliez porter est ridé ou a une tache.

• Vous pouvez même préparer votre petit-déjeuner la veille, par exemple, des flocons d’avoine ou des biscottes. Programmez votre cafetière pour que votre café soit chaud lorsque vous entrez dans la cuisine.

• Si vous aimez changer de sac à main pour aller avec vos tenues, assurez-vous d’emporter tout ce dont vous avez besoin pour la journée. Vous pouvez également acheter plusieurs petites choses que vous emportez toujours avec vous (mouchoirs en papier, gomme, masques, baume à lèvres, etc.) et les mettre dans chaque sac.

Le matin, nous sommes confrontés à de nombreuses décisions à prendre, et nous ne pouvons prendre qu’une quantité limitée avant d’atteindre la fatigue décisionnelle. En plus de cela, il est plus difficile de penser quand vous êtes encore à moitié endormi. C’est pourquoi les matins sont beaucoup plus doux et rapides lorsque vous préparez tout la veille.

11. Limitez les décisions

En parlant de fatigue décisionnelle, une autre façon d’économiser votre temps et votre énergie mentale est de simplement limiter vos choix.

Lorsqu’ils ont demandé à Mark Zuckerberg pourquoi il portait la même tenue tous les jours, il a répondu :

“Je veux vraiment nettoyer ma vie pour que je doive prendre le moins de décisions possible sur tout sauf comment servir au mieux la communauté.”

Mark Zuckerberg

Je ne dis pas que vous devriez commencer à porter la même chose tous les jours aussi. Il serait toutefois judicieux de limiter le nombre de décisions que vous devez prendre en procédant comme suit :

• Créez des routines afin de ne pas avoir à vous creuser la tête pour décider quand vous vous réveillerez, quels produits de soin vous utiliserez ou quels exercices vous devriez faire.

• Vous pouvez soit 1) créer une garde-robe capsule avec des pièces que vous aimez et dans lesquelles vous vous sentez bien. Assurez-vous qu’elles vont toutes les unes avec les autres afin que peu importe comment vous les combinez, vous aurez une tenue assemblée, ou

2) si vous aimez la mode et aimez avoir beaucoup de vêtements, essayez d’en faire des tenues à l’avance, afin d’avoir des options incontournables lorsque vous êtes pressé.

• Ayez une liste de contrôle pour les produits d’épicerie que vous achetez toujours au lieu d’écrire une nouvelle liste à chaque fois et de vous demander si vous avez oublié d’ajouter quelque chose.

• Ayez une liste d’options saines, copieuses et rapides pour chaque repas. J’adore expérimenter et essayer de nouveaux aliments, mais quand je manque de temps, il est plus facile de choisir parmi 3-4 options pour le déjeuner en fonction de mon humeur, au lieu de choisir parmi tout ce que je n’ai encore jamais mangé.

12. Cuisinez pour un régiment

Une autre astuce pour gagner du temps liée à la nourriture est de cuisiner en grandes quantités.

Vous passerez le même temps à cuisiner que vous prépariez une ou 5 portions, mais en préparant la plus grande quantité de nourriture et en la gardant pour plus tard, vous réduirez le temps de cuisson pour les deux prochains jours.

13. Diminuez votre consommation de réseaux sociaux

Le défilement sans fin est souvent à blâmer pour la majorité du temps que nous perdons.

La seule façon de le combattre est de limiter le temps que vous passez sur les réseaux sociaux. Voici comment:

1. Vérifiez votre temps d’écran et combien de temps vous passez sur les réseaux sociaux. Attention : les chiffres peuvent ne pas être faciles à affronter.

2. Désactivez les notifications. Non seulement vous aurez moins de distractions, mais vous éviterez également le scénario « J’ai déverrouillé mon téléphone juste pour répondre au message et une heure plus tard, je suis toujours sur les réseaux sociaux ».

3. Définissez des règles pour vous-même lorsque vous pouvez et ne pouvez pas vérifier votre téléphone. Par exemple, “Je ne peux pas aller sur les réseaux sociaux avant de faire ma routine matinale” ou “Je ne peux pas aller sur Instagram quand je travaille sauf pendant la pause déjeuner”.

4. Hors de vue, loin de l’esprit – si vous le pouvez, ne gardez pas votre téléphone à côté de vous. Mettez-le dans une autre pièce ou dans votre sac à main.

14. Passez moins de temps sur vos e-mails

De la même manière, vous devez définir l’heure à laquelle vous répondez à vos e-mails. Cela peut être une, deux ou quatre fois par jour, selon le nombre d’e-mails que vous recevez généralement. Choisissez judicieusement ces moments : ne perdez pas la période de votre meilleure concentration sur les e-mails, mais plutôt sur une tâche plus importante et/ou plus difficile.

D’autres façons de passer moins de temps sur les e-mails sont :

1. Utilisez des modèles. Si vous vous surprenez à répondre encore et encore à la même chose, créez un modèle au lieu de toujours taper la même chose.

2. Gardez à l’esprit qu’il est plus facile de trouver l’e-mail que vous voulez en utilisant la barre de recherche que d’organiser manuellement les e-mails dans des dossiers.

3. Ne répondez pas si vous n’en avez pas besoin. Cela semble évident, mais parfois nous avons besoin d’un rappel.

4. Désabonnez-vous des newsletters qui ne vous intéresse plus.

15. Regroupez les tâches similaires

Si vous devez imprimer plusieurs choses, imprimez-les en même temps. Si vous devez passer plusieurs appels téléphoniques, passez-les tous en une seule fois. Si vous devez acheter plusieurs choses, achetez-les en une seule fois. Si vous devez créer une semaine de contenu pour les médias sociaux, choisissez un jour et faites tout en même temps.

Non seulement vous le ferez plus efficacement parce que vous serez dans le bon espace libre, mais vous gagnerez également beaucoup de temps sur des choses apparemment petites qui s’additionneraient autrement. Pourquoi voudriez-vous aller à l’imprimante et retourner à votre bureau, vous connecter et vous déconnecter, vous préparer, conduire jusqu’au centre commercial, etc. 5 fois alors que vous pouvez le faire une fois ?

Cela vaut pour toutes les tâches, y compris la cuisine.

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter cet article que j’ai écrit pour le blog Blogueur Pro : La production par lots, la méthode pour décupler sa productivité

16. Ayez un espace dédié

Si vous travaillez à domicile, ne travaillez pas depuis votre lit. Trouvez un endroit spécialement pour le travail, de préférence un bureau. De cette façon, lorsque vous êtes assis à votre bureau, votre cerveau sait que vous êtes sérieux et vous vous mettrez plus rapidement en mode travail. Travailler depuis le lit peut également diminuer la qualité du sommeil : votre cerveau doit associer le lit au sommeil et au repos, et non à l’éveil, à la concentration et au travail.

Gardez votre espace de travail propre et organisé. Il ne doit contenir que les choses dont vous avez besoin pour le travail, sans aucun élément inutile pour éviter les distractions.

Il en va de même si vous êtes étudiant : si vous voulez étudier efficacement, étudiez à votre bureau, pas allongé dans votre lit.

17. Embauchez

Vous devriez envisager d’embaucher quelqu’un pour vous aider si vous êtes en mesure de le faire. Que ce soit quelqu’un sur le long terme (assistant virtuel, femme de ménage, conseiller financier) ou juste occasionnellement (dépanneur ou service traiteur), le temps que vous économisez vaut l’argent que vous dépensez.

Cela s’applique particulièrement aux propriétaires de petites entreprises. Lorsque vous débutez, vous devez presque tout faire vous-même mais au fur et à mesure que votre entreprise grandit, visez à déléguer de plus en plus de choses à des professionnels.

Il existe une multitude de sites qui vous permettre d’embaucher du personnel parfois pour quelques euros.

Conclusion

Même si nos vies sont souvent mouvementées, il existe des moyens de passer moins de temps sur des choses inutiles et plus de temps sur celles que nous apprécions. La chose la plus importante est de travailler sur nos compétences en gestion du temps, d’apprendre à dire non à nous assurer que nous sommes toujours prêts. Cela peut parfois sembler impossible, mais tout ce qu’il faut, c’est une bonne organisation et de la discipline.

(Au moins jusqu’à ce que nous soyons assez riches pour embaucher des gens pour faire tout ce que nous ne voulons pas.)

Quelle astuce avez-vous trouvé la plus utile ? Qu’est-ce qui vous aide le plus à gagner du temps ? Partagez-le dans les commentaires.

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